Danh sách đơn hàng

Đây là một trong những chức năng được sử dụng thường xuyên, bên cạnh chức năng Hướng dẫn thanh toán và Chuẩn bị giao hàng.

(Hình)

Từ danh sách đơn hàng ta có thể vào màn hình chỉnh sửa dữ liệu đơn hàng. Tại đây có thể tìm kiếm và trích xuất các dữ liệu đơn hàng được chỉnh sửa từ nhiều đơn hàng khác

Tiếp theo là chức năng “Thêm đơn hàng mới”. Đây là chức năng mà quản trị viên của trang web sẽ thay mặt cho người đặt hàng tạo dữ liệu đăng ký mới khi đơn hàng được đặt qua điện thoại, v.v., khi màn hình “Chỉnh sửa dữ liệu đơn hàng” để trống.

I. Tìm kiếm đơn hàng (Tìm kiếm dữ liệu của đơn hàng)

Khi có đơn đặt hàng mới, dữ liệu đơn hàng sẽ được lưu trong mục “Tất cả các đơn hàng” trên EC-CUBE 4.

Việc quản lý trang TMDT sẽ dựa trên các dữ liệu đơn hàng này mà gửi e-mail đến người đặt hàng và tiến hành việc giao hàng.

Việc tìm kiếm dữ liệu để xử lý từ các dữ liệu của đơn hàng: khi nhấp vào nút “+” ở bên dưới mục “Tìm kiếm” sẽ có thể chỉ định điều kiện tìm kiếm dữ liệu.

“Tình trạng đặt hàng (Mới, Đã thanh toán, Đang xử lý, Đã hủy, Đã giao hàng, Đang mua, Đang thanh toán, Đã trả lại” đang được thể hiện ngay dưới khung Tìm kiếm, chứ không nằm trong mục “Tìm kiếm mở rộng”

Từ những điều kiện đã chỉ định sẽ trích xuất ra được dữ liệu tương ứng.

【Các mục trong “Tìm kiếm mở rộng”】

  • Tên khách hàng
  • Thông báo giao hàng (Chưa có, Đã gửi)
  • Tên công ty (khách hàng)
  • Email
  • Điện thoại
  • Mã đơn hàng
  • Mã theo dõi
  • Phương thức thanh toán (Thanh toán bằng thẻ nội địa, Thanh toán bằng thẻ quốc tế, Thanh toán khi giao hàng)
  • Ngày đặt hàng
  • Ngày thanh toán
  • Ngày cập nhật
  • Ngày giao
  • Số tiền
  • Tên sản phẩm đã mua

Đơn hàng sẽ được tìm kiếm theo những mục được nêu trên trong “Tìm kiếm mở rộng”

Nhờ có mục “Tình trạng đặt hàng” mà ta có thể thay đổi trạng thái đơn hàng mỗi khi xử lý xong một đơn hàng. Từ đó có thể biết được tình trạng hiện tại của đơn hàng. Như vậy, khi tiến hành xử lý đơn hàng, bạn có thể sử dụng chức năng “Tình trạng đặt hàng”  để tìm kiếm dữ liệu và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.

※ Trong EC-CUBE 4 không có trạng thái “Đang chờ thanh toán”. Ngay cả khi đang xử lý dữ liệu đơn hàng, một khi đã chuyển sang trạng thái “Đang xử lý” thì sẽ không thể chuyển về trạng thái “Đã thanh toán”. Vì vậy, cần giữ trạng thái của đơn hàng là “Mới” cho đến khi xác nhận được việc thanh toán. Tuy nhiên, do đơn hàng mới được nhập mỗi ngày, nên khi cần tìm đơn hàng khớp với số tiền thanh toán trong số các đơn hàng mới sẽ có thể gây khó khăn cho người dùng.

Đây có lẽ là điểm cần có nhiều tùy chỉnh hơn.

Dù biết rằng sẽ tốt hơn khi tiến hành theo luồng “Đơn hàng mới → Đã thanh toán → Đang xử lý hoặc Đã giao hàng”, nhưng nếu trong trường hợp người đặt hàng liên hệ và cần ngưng tạm thời việc xử lý đơn hàng, hay trong trường hợp bỏ qua trạng thái “Đã thanh toán” và chuyển từ “Đơn hàng mới → Đang xử lý”, “Đơn hàng mới → Đã giao hàng” thì việc quay lại trạng thái “Đã thanh toán” là không thể. Hơn nữa, ngày thanh toán cũng không được lưu lại.

Tình trạng hiện tại của EC-CUBE 4 là, bạn sẽ không thể thay đổi trạng thái đơn hàng nếu việc thanh toán vẫn chưa hoàn tất trong trường hợp kết thúc đơn hàng mà chưa thanh toán.

Thông thường việc lưu lại ngày thanh toán được xem là điều cần thiết và quan trọng. Việc xử lý những trường hợp không thể quay về trạng thái trước và không ghi lại ngày thanh toán có thể sẽ gặp khó khăn. Do đây là xử lý mặc định hiện tại của EC-CUBE 4 nên phải làm theo cách này hoặc cần phải gia công lại.

Có nhiều trường hợp xử lý thanh toán hàng tháng, tuy nhiên có khả năng tổng tiền sẽ không khớp nên cần phải chú ý khi xử lý thanh toán.

Nếu nhấp “Tìm kiếm” mà không chọn bất kì điều kiện nào thì trên màn hình sẽ hiển thị danh sách tất cả đơn đặt hàng.

Khi nhấp vào mục “(1) Gửi thông báo giao hàng”, “(2) In phiếu giao hàng”, “(3) Trạng thái Đã giao hàng” thì sẽ tiến hành xử lý tương ứng ngay lập tức.

Lưu ý:

Các browser đối ứng màn hình quản lý EC-CUBE4 tại thời điểm phát triển EC-CUBE như sau.

Tham khảo thêm ở 「GitHub EC-CUBE/ec-cube Issue #204」

  • OS/ Browser
  • Phiên bản Windows7 trở đi/ Internet Explporer 10 trở đi, phiên bản FireFox mới nhất,
  • Phiên bản GoogleChrome mới nhất
  • Phiên bản Mac (Phiên bản OS X trở đi)/ Safari mới nhất
  • iOS (Phiên bản 7 trở đi)/ Safari mới nhất
  • Android (Phiên bản 4.1 trở đi)/ Phiên bản Browser tiêu chuẩn mới nhất

Trong năm 2016, có lẽ có rất nhiều trường hợp đã upgrade từ Windows7/8 lên Windows 10.

Browser của phiên bản này không phải là IE mà là EDGE, tuy nhiên các thao tác của EC-CUBE4 trên EDGE vẫn chưa được hình dung rõ ràng.

Về phía chức năng quản lý, đặc biệt là các mục cần nhập ngày tháng ở phần “Tìm kiếm mở rộng”, do EC-CUBE4 được tạo ra dưới hình thức phụ thuộc vào UI của brower nên tùy theo loại Browser được sử dụng mà thao tác được hiển thị sẽ thay đổi.

Các thao tác quản lý trong “Tìm kiếm” khó sử dụng cũng là do việc sử dụng trình duyệt EDGE.

Nếu nhập ngày tháng bằng UI Calendar của Microsoft EDGE thì sẽ không có chức năng Delete (Xóa) sau khi nhập.

Ví dụ trong trường hợp nhập điều kiện về “Ngày đặt hàng” “Ngày thanh toán” trong “Tìm kiếm mở rộng”, do không thể Reset các mục riêng biệt nên nếu muốn xóa đi ngày tháng đã nhập thì chỉ có thể “Xóa điều kiện tìm kiếm”, tức là xóa tất cả những điều kiện đã thiết lập trước đó.

Đối với GoogleChrome hoặc Firefox, có thể xóa từng mục riêng biệt.

(Hình trên: Nhập ngày tháng trên trình duyệt GoogleChrome, hình dưới: Nhập ngày tháng trên trình duyệt Firefox)

Mặc dù có hơi chi tiết nhưng vì có thể gây ảnh hưởng tới hiệu suất của việc quản lý nên mong các bạn hạn chế sử dụng IU Calendar của trình duyệt mà hãy sử dụng những javascript UI Calendar cố định. ※Trong số những javascript mà EC-CUBE4 hiện có thì vẫn có UI Calendar nên mong các bạn hãy sử dụng nó nhé.

II. Chỉnh sửa thông tin đơn hàng (Trạng thái)

Ngay sau khi đặt hàng, dữ liệu đơn hàng ở trạng thái “Mới”.

Email xác nhận đơn đặt hàng sẽ được tự động gửi cho người đặt hàng từ EC – CUBE 4.

Xử lý đơn hàng của EC-CUBE 4 giờ đây dễ dàng nắm bắt trạng thái của các đơn đặt hàng hơn bằng chức năng thay đổi trạng thái.

Các loại sau đây có sẵn cho loại trạng thái đơn hàng:

[Trạng thái mới tiếp nhận]

  • Mới
  • Đã thanh toán
  • Đang xử lý
  • Đã hủy
  • Đã giao hàng

Đối với trường hợp sản phẩm được đặt đang chờ nhập hàng thì ta có thể để trạng thái Đang xử lý. Tuy nhiên nếu bỏ qua trạng thái Đã thanh toán thì sẽ không quay lại được và cũng không thể lưu lại ngày thanh toán. Nếu muốn lưu lại ngày thanh toán thì hãy để ở trạng thái Mới.

Sau khi xác nhận thanh toán và gửi hàng đi rồi, hãy chuyển qua trạng thái Đã giao hàng.

III. Chỉnh sửa thông tin đơn hàng (Nội dung đặt hàng)

Có những trường hợp bạn phải thay đổi nội dung của dữ liệu đặt hàng vì có yêu cầu thay đổi sản phẩm từ phía người dùng hoặc hết hàng, v.v … .Trong trường hợp đó, hãy mở dữ liệu đặt hàng để chỉnh sửa thông tin đặt hàng

Mở màn hình “chỉnh sửa” dữ liệu đơn hàng bạn muốn chỉnh sửa, chỉnh sửa dữ liệu mặt hàng đã đặt hàng, phương thức thanh toán, phí giao hàng hoặc nhấp vào “Thêm một sản phẩm”  để chọn ra và thêm vào sản phẩm bạn đang tìm kiếm.

Sau khi chỉnh sửa dữ liệu mục đơn hàng, nhấp vào nút “Tính lại ” để tính toán lại tổng số tiền.

Lưu ý:

Khi thay đổi dữ liệu đơn hàng, chẳng hạn như hàng hóa, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, v.v., hãy ghi chú vào “Ghi chú (của cửa hàng)” để không quên loại lý do vì sao thay đổi. Chúng tôi khuyên bạn nên giữ nó

Thông tin ở “Ghi chú (của cửa hàng)” này là thông tin chỉ có người quản lý trang web thấy

* Đây là thông tin ghi nhớ không được hiển thị ở bất cứ đâu ngay cả trên e-mail gửi đến phía người mua hàng hoặc trên Trang chủ

IV. Gửi email đặt hàng

Thông thường, trước khi thay đổi trạng thái đơn hàng (tình trạng xử lý) thì cần gửi mail hướng dẫn cho bên đặt hàng để biết cách đối ứng với từng trường hợp khác nhau. EC-CUBE sẽ gửi mail cố định cho từng đơn hàng và được lưu trữ trong lịch sử mail của dữ liệu đơn hàng.

Thông thường sẽ là các mail hướng dẫn tài khoản chuyển tiền, xác nhận thanh toán, thông báo mã giao hàng cũng như sản phẩm được giao.

Khi nhấp vào mục “Email mới” trong đơn hàng muốn gửi mail thì sẽ được chuyển đến giao diện gửi mail.

Sau khi lựa chọn “Mẫu email” sẽ xuất hiện mẫu header và footer được cài đặt sẵn, bạn chỉ cần điền thêm “địa chỉ liên hệ” hoặc “nội dung mail” rồi có thể gửi.

Nếu muốn chỉnh sửa header và footer của từng mẫu email, có thể tham khảo ở mục [Cài đặt > Cửa hàng > Email]

Sau khi chọn “Mẫu email”, header và footer được cài đặt sẵn sẽ hiển thị trên màn hình.

 

Lưu ý:

EC-CUBE chỉ được cài đặt mặc định một mẫu duy nhất là “[EC-VN] Rất cảm ơn bạn đã đặt hàng”, thế nên trong trường hợp có vấn đề với việc điền thông tin tài khoản hoặc phải tính lại phí vận chuyển, do tại thời điểm khách đặt hang đã phải điền thông tin địa chỉ chuyển khoản, thế nên cũng có trường hợp bị chuyển khoản ngay lập tức dù số tiền thanh toán đang bị thừa/ thiếu sẽ trở thành một vấn đề khá phiền phức như là yêu cầu thanh toán phần còn thiếu hoặc thủ tục trả lại tiền thừa.

Do hiện tại, EC-CUBE4 không còn trạng thái “Đang chờ thanh toán” nên sau khi mail tự động về việc xác nhận đơn hàng được gửi, sẽ không còn những quy trình như thông báo tài khoản ngân hàng.

Sau khi chỉnh sửa mail, có thể xác nhận lại nội dung mail sẽ gửi bằng cách nhấn vào nút “Xem trước nội dung mail”. Sau khi xác nhận nội dung mail không có vấn đề gì, có thể tiến hành gửi mail bằng cách nhấn vào nút “Gửi”

Sau khi gửi mail thành công, mail đã gửi sẽ được lưu lại trong mục “Lịch sử Email”.

V. Sử dụng CSV trong quản lý đơn hàng

Công việc thường thấy trong việc quản lý đơn đặt hàng là xử lý đơn hàng, tuy nhiên, việc tạo phiếu giao hàng khi gửi hàng cũng rất cần thiết.

Nếu số lượng đơn đặt hàng trong một ngày ít, các thao tác quản lý đơn hàng hay tạo phiếu giao hàng có thể được thực hiện thủ công, tuy nhiên, nếu bạn đang vận hành trang EC với mục đích nâng cao doanh thu và lợi nhuận thì lượng đơn đặt hàng cần xử lý mỗi ngày cũng như số hàng hóa cần được vận chuyển sẽ ngày một tăng lên.

Lúc đó, việc phải thao tác với từng đơn hàng sẽ khiến bạn tốn rất nhiều thời. Vậy nên, nhằm năng suất hóa việc quản lý đơn hàng, bạn có thể sử dụng dữ liệu CSV của những mục cần thiết, sau đó thực hiện xử lý hàng loạt theo Day-Import của các phần mềm khác ngoài EC-CUBE.

Với EC-CUBE4, ta có thể xuất dữ liệu CSV dưới hai dạng là “CSV đặt hàng” và “CSV giao hàng” trong việc quản lý đơn hàng.

“CSV đặt hàng” thường được sử dụng trong việc tính toán thống kê doanh thu bằng việc xử lý dữ liệu hàng tháng. Còn “CSV giao hàng” được dùng trong những việc như tạo mã giao hàng,…

[Các thao tác với CSV trong việc quản lý đơn hàng]

Tải CSV đặt hàng

Tải CSV giao hàng

Thiết lập CSV đặt hàng

Thiết lập CSV giao hàng

Do có thể cài đặt xuất dữ liệu CSV cả khi đặt hàng và giao hàng, nên việc cài đặt sẵn ở CSV tương thích với format nhập CSV của hệ thống bên ngoài sẽ giúp bạn có thể thực hiện dễ dàng hơn những thao tác xử lý hàng loạt như tạo phiếu giao hàng từ những dữ liệu được xuất.

Khi nhấp vào mục thiết lập CSV, bạn sẽ được chuyển đến trang Thiết lập CSV [Cài đặt > Cửa hàng > Thiết lập CSV], nhờ đó bạn có thể cài đặt sẵn những mục cần xuất CSV.

Để hiểu rõ thêm, vui lòng xem phần hướng dẫn về cài đặt này tại mục [Cài đặt > Cửa hàng > Thiết lập CSV]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *